Niewypłacalność pracodawcy ma miejsce wyłącznie w przypadkach określonych w art. 3-8 ustawy.

Zgodnie z ww. przepisami pracodawca staje się niewypłacalny:

1. w dniu wydania przez sąd upadłościowy lub restrukturyzacyjny (na podstawie przepisów Prawa upadłościowego lub Prawa restrukturyzacyjnego) postanowienia o:

• ogłoszeniu upadłości pracodawcy,
• wszczęciu wtórnego postępowania upadłościowego,
• otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego, tj. przyspieszonego postępowania układowego lub postępowania układowego lub postępowania sanacyjnego,
• oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości pracodawcy, jeżeli jego majątek nie wystarcza lub jedynie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, a także w przypadku stwierdzenia, że jego majątek jest obciążony hipoteką, zastawem, zastawem rejestrowym, zastawem skarbowym lub hipoteką morską w takim stopniu, że pozostały jego majątek nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania;

2. w dniu uprawomocnienia się wydanego przez sąd upadłościowy (na podstawie przepisów Prawa upadłościowego) postanowienia o umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli majątek pracodawcy pozostały po wyłączeniu z niego przedmiotów majątkowych obciążonych (hipoteką, zastawem, zastawem rejestrowym, zastawem skarbowym lub hipoteką morską) nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub gdy wierzyciele do tego zobowiązani (uchwałą zgromadzenia wierzycieli albo postanowieniem sędziego-komisarza) nie złożyli w wyznaczonym terminie zaliczki na koszty postępowania, a zachodzi brak płynnych funduszów na te koszty;
    
3. w dniu wydania przez organ założycielski decyzji o wdrożeniu postępowania likwidacyjnego wobec przedsiębiorstwa państwowego, o ile likwidacja nie jest skutkiem przekształcenia, łączenia lub podziału tego przedsiębiorstwa
    
4. w dniu uprawomocnienia się orzeczenia sądu o rozwiązaniu spółki handlowej, wydanego na podstawie przepisów KSH,
    
5. w dniu wydania przez ministra właściwego do spraw gospodarki decyzji o zakazie wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę zagranicznego w ramach utworzonego oddziału lub przedstawicielstwa z siedzibą na terytorium RP,
    
6. w dniu wydania przez właściwy organ lub sąd państwa członkowskiego Unii Europejskiej orzeczenia o wszczęciu postępowania upadłościowego, postępowania układowego lub innego podobnego postępowania bądź odmowie wszczęcia takiego postępowania z uwagi na definitywne zamknięcie przedsiębiorstwa albo brak aktywów wystarczających na koszty postępowania,
    
7. z dniem wykreślenia pracodawcy będącego osobą fizyczną z Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEIDG) w sytuacji, gdy nie zaspokoił on roszczeń pracowniczych z powodu braku środków finansowych.

Przepisy ustawy określają ponadto pozostałe sytuacje, w których niewypłacalnym pracodawcą staje się przedsiębiorstwo państwowe, instytucja kredytowa, zakład ubezpieczeń i przedsiębiorca zagraniczny prowadzący działalność na terytorium Polski.

W przypadku, gdy wniosek o wypłatę świadczeń z tytułu niezaspokojonych roszczeń pracowniczych został złożony w związku z orzeczeniem sądu upadłościowego wydanym w następstwie wniosku o ogłoszenie upadłości złożonego przed dniem 1 stycznia 2016 r., tj. na podstawie przepisów Prawa upadłościowego i naprawczego obowiązujących do dnia 31 grudnia 2015 r., do wypłaty tych świadczeń, zgodnie z art. 449 ustawy Prawo restrukturyzacyjne, będą miały zastosowanie przepisy ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2016 r.

Dodatkowo, zgodnie z przepisem art. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy oraz ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1557), w przypadku zaistnienia, przed dniem wejścia w życie tej ustawy, tj. przed 5 września 2017 r., niewypłacalności pracodawcy, w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy obowiązujących przed tą datą, stosuje się przepisy dotychczasowe.

Art. 2 ust. 2 ustawy wymienia podmioty, których nie można uznać za pracodawców niewypłacalnych w rozumieniu ustawy, tj. w odniesieniu do których ustawa nie znajduje zastosowania.