Klauzula informacyjna

 
Klauzula informacyjna
dotycząca przetwarzania danych osobowych
 
Stosownie do art. 13 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) informujemy, że:

Administrator Twoich danych Powiatowy Urząd Pracy w Wieluniu
Dane kontaktowe Z Administratorem można się skontaktować:
  1. osobiście
  2. telefonicznie: 43 843 47 33
  3. pisemnie: ul. Sieradzka 56a, 98-300 Wieluń lub na adres poczty elektronicznej: lowi@praca.gov.pl
Inspektor Ochrony Danych W Powiatowym Urzędzie Pracy w Wieluniu został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych – Sławomir Mazur, z którym można się skontaktować poprzez adres poczty elektronicznej: iod@wielun.praca.gov.pl lub pisemnie (na adres siedziby Powiatowego Urzędu Pracy ul. Sieradzka 56a, 98-300 Wieluń).
Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Cele przetwarzania, podstawa prawna przetwarzania, czas przechowywania poszczególnych kategorii danych Dane będą przetwarzane przez Powiatowy Urząd Pracy w Wieluniu w celach:
  1. wypełnienia obowiązków prawnych - w tej sytuacji podanie danych jest obowiązkowe (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c lub 9 ust. 2 lit. g RODO) - ciążących na Urzędzie Pracy w szczególności zadań wynikających z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - przetwarzane przez okres maksymalnie 50 lat przy rejestracji bezrobotnych.
  2. rekrutacji i promocji (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) – w sytuacji zebrania dobrowolnej zgody od kandydatów lub osób uczestniczących w akcjach promocyjnych przy wykorzystaniu ich wizerunku – dane przetwarzane do momentu wycofania zgody bądź zakończenia procesu rekrutacji
  3. zawarcia umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) – podczas współpracy z osobami fizycznymi, które zobowiązane są do podania danych – dane przetwarzane nie dłużej niż przez okres 5 lat od zakończenia umowy.
Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być ujawnione podmiotom przetwarzającym na zlecenie i w imieniu pracodawcy, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu świadczenia określonym w umowie usług na rzecz pracodawcy, na przykład: usługi teleinformatyczne, usług drukarskie, usługi prawne i doradcze.
Prawa osoby, której dane dotyczą Osoby, których dane osobowe przetwarza Powiatowy Urząd Pracy w Wieluniu mają prawo do:
  1. dostępu do swoich danych osobowych
  2. żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe
  3. żądania usunięcia danych, gdy dane nie są niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub po wniesieniu sprzeciwu wobec przetwarzania danych, gdy dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.
  4. żądania ograniczenia przetwarzania danych, gdy osoby te kwestionują prawidłowość danych, przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych, Powiatowy Urząd Pracy w Wieluniu nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzana, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub gdy osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów administratora nad podstawą takiego sprzeciwu;
  5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;
  6. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

 

 

Klauzula informacyjna
dotycząca przetwarzania danych osobowych w ramach wymiany korespondencji mailowej

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO, informujemy, że niniejsza klauzula dotyczy wyłącznie przetwarzania danych osobowych użytkowników poczty elektronicznej w związku z prowadzeniem i obsługą wymiany korespondencji oraz informacji drogą elektroniczną. Klauzula nie dotyczy odrębnych podstaw przetwarzania danych wynikających z treści konkretnej sprawy, wiadomości lub załączników.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiatowy Urząd Pracy w Wieluniu, ul. Sieradzka 56a, 98-300 Wieluń, tel. 43 843 47 33, adres email: lowi@praca.gov.pl

2. Inspektor ochrony danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod: numerem telefonu: 727931623 lub adresem  e-mail: iod@wielun.praca.gov.pl

3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu:

  1. prowadzenia i obsługi bieżącej korespondencji elektronicznej,
  2. wymiany informacji drogą elektroniczną,
  3. identyfikacji nadawcy, odbiorcy lub osoby kontaktowej,
  4. umożliwienia udzielenia odpowiedzi, kontynuowania kontaktu oraz zapewnienia ciągłości komunikacji,
  5. zapewnienia bezpieczeństwa i integralności komunikacji elektronicznej,
  6. organizacji obiegu, ewidencjonowania i archiwizacji korespondencji.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

a) art. 6 ust. 1 lit. e RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, w związku z przepisami określającymi zadania i organizację publicznych służb zatrudnienia, w szczególności ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym;

b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w szczególności w zakresie dokumentowania, ewidencjonowania, przechowywania i archiwizacji korespondencji, wynikającego z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz obowiązujących zasad kancelaryjnych i archiwalnych.

4. Kategorie danych osobowych

Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

  1. imię i nazwisko,
  2. adres poczty elektronicznej,
  3. numer telefonu – jeżeli został podany w podpisie lub danych kontaktowych,
  4. stanowisko, funkcję, nazwę pracodawcy lub reprezentowanego podmiotu – jeżeli dane te zostały ujawnione w związku z korespondencją,
  5. dane zawarte w podpisie wiadomości,
  6. dane techniczne związane z korespondencją elektroniczną, w szczególności datę i godzinę wysyłki lub odbioru, identyfikatory wiadomości oraz informacje wynikające z logów systemowych.

5. Prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora

Co do zasady administrator nie opiera przetwarzania danych osobowych objętych niniejszą klauzulą na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ przetwarzanie odbywa się w związku z wykonywaniem zadań publicznych.

6. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

  1. podmioty świadczące na rzecz administratora usługi poczty elektronicznej, hostingu, utrzymania systemów IT, serwisu informatycznego, EZD oraz wsparcia technicznego,
  2. podmioty zapewniające administratorowi obsługę prawną lub doradczą – jeżeli jest to niezbędne do obsługi korespondencji,
  3. podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Co do zasady Pani/Pana dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Jeżeli jednak administrator korzysta z rozwiązań teleinformatycznych powodujących taki transfer, dane będą przekazywane wyłącznie zgodnie z przepisami RODO, z zastosowaniem wymaganych zabezpieczeń.

8. Okres przechowywania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia i obsługi korespondencji elektronicznej, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących u administratora zasad kancelaryjnych i archiwalnych, w tym z jednolitego rzeczowego wykazu akt i właściwej kategorii archiwalnej, a także przez okres niezbędny do zabezpieczenia interesów administratora.

9. Zakres przysługujących uprawnień

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

  1. dostępu do swoich danych osobowych,
  2. sprostowania danych,
  3. usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
  4. ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych prawem,
  5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
  6. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Informacja o przetwarzaniu na podstawie zgody

Pani/Pana dane osobowe w zakresie objętym niniejszą klauzulą nie są przetwarzane na podstawie zgody.

11. Informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

12. Źródło pochodzenia danych

Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, mogły zostać pozyskane od nadawcy wiadomości, od podmiotu wskazującego Panią/Pana jako osobę do kontaktu, z dokumentacji sprawy, z rejestrów publicznych albo z innych źródeł powszechnie dostępnych – w zakresie niezbędnym do prowadzenia korespondencji elektronicznej.

13. Informacja o wymogu lub dobrowolności podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, ale w praktyce niezbędne do prowadzenia i obsługi korespondencji elektronicznej oraz wymiany informacji drogą e-mail.

14. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu

Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.